Know-how to jeden z najważniejszych elementów funkcjonowania firmy w ramach prowadzenia różnego rodzaju testów, badań czy eksperymentów. Zabezpieczenia takiej wiedzy mogą wpłynąć na funkcjonowanie i przyszłość przedsiębiorstwa, a niestety, know-how jest bardzo narażone na ewentualne wycieki lub kradzieże. Jak sprawdzić, czy firmowa wiedza użytkowa jest odpowiednio chroniona? Jak udowodnić kradzież tego typu narzędzi działania? Podpowiadamy.
Czym jest w ogóle know-how? To wszelkiego rodzaju firmowe informacje praktyczne, które pomogą we wdrożeniu innowacyjnych produktów, nie podlegające jednocześnie opatentowaniu. Wśród elementów składających się na know-how możemy wymienić badania, eksperymenty, wywiady, praktyczne testy itd. Informacje te mają charakter niejawny i niezwykle istotny dla przedsiębiorstwa mając istotny wpływ na jego rozwój.
Dlaczego know-how to bardzo istotna część prowadzenia firmy?
Dzięki najważniejszym zasobom informacyjnym możesz rozwijać swoje przedsiębiorstwo. To kompleksowy zakres wiedzy i umiejętności Twoich pracowników, przekładających się na pozyskiwanie kolejnych klientów. To element ten sprawia, że firma może w istotny sposób wyróżnić się na rynku, spośród innych, podobnych do siebie podmiotów.
Kto dysponuje know-how? To wszyscy przeszkoleni przez Ciebie pracownicy, którzy pozyskali wiedzę i umiejętności, niezbędne do pracy w danej branży. Informacje praktyczne mogą być zawarte w dokumentacji przedsiębiorstwa lub jako element działania samych pracowników, np. w formie wiedzy pozyskanej ze szkoleń i kursów.
Wyciek firmowych informacji: czym może grozić dla firmy?
Pamiętaj, że know-how to przede wszystkim ogromny potencjał zarobkowy. Jesteś w stanie wyróżnić się na rynku, co przekłada się na ewentualny wzrost obrotów. Poza tym firma posiadająca własne know-how postrzegana jest jako innowacyjna, wyrazista, idąca o krok dalej niż konkurencja i odpowiedzialna.
Z tego powodu wyciek know-how może być bardzo groźny z wielu przyczyn. Jakie to głównie przyczyny?
- Utrata potencjalnych klientów – jeżeli konkurencja pozna Twoje know-how, jest w stanie je wykorzystać do przejęcia Twoich klientów. Ci zrezygnują z Twoich usług np. ze względu na niższą cenę w przedsiębiorstwach konkurencyjnych.
- Uzyskanie przewagi przez konkurencję – konkurencja pozyskująca przeprowadzone przez Ciebie badania lub testy może wykorzystać je do wdrożenia projektów, których do tej pory by nie zrealizowała. To zwiększa z kolei konkurencyjność względem Ciebie.
- Utrudniony proces produkcyjny – wyciek szczegółowych informacji utrudnia wdrożenie planowanej strategii procesu produkcyjnego i dystrybucyjnego. Ten będzie czytelny dla dostawców, odbiorców i konkurencji, co np. ograniczy możliwości negocjacyjne.
- Zmniejszenie zaufania do firmy – wyciekająca wiedza praktyczna oznacza, że w firmie są „dziury” w zabezpieczeniach. To wpływa negatywnie na zaufanie odbiorców i klientów, którzy nie będą chcieli z Tobą współpracować.
- Zablokowanie planów przedsiębiorstwa – wyciek kluczowych informacji firmowych może zablokować plany rozwojowe firmy i wpłynąć na potencjalne projekty. Jeżeli inne przedsiębiorstwo opatentuje rozwiązania na bazie know-how, możesz mieć związane ręce.
- Straty finansowe – jeżeli zleciłeś przeprowadzenie określonych badań albo zainwestowałeś w kursy pracownicze, wyciek know-how oznacza wyraźne straty dla Twojego przedsiębiorstwa.
Wyciek chronionych informacji oznacza więc znaczne straty finansowe, wizerunkowe i przyszłościowe dla firmy. W jaki sposób dbać o ochronę takiej wiedzy?
Kto może wykraść kluczowe informacje i jak zabezpieczyć taką wiedzę?
Pamiętaj, że na know-how Twojej firmy przede wszystkim poluje konkurencja. To ona może być zainteresowana działaniami, umożliwiającymi pozyskanie danych, czy zleconych wcześniej wyników badań. Konkurencja będzie działać pośrednio, wykorzystując Twoich pracowników, kontrahentów, klientów i luki w systemie informatycznym. Możliwości utraty wiedzy i badań jest naprawdę wiele, co oznacza, że w kompleksowy sposób musisz zabezpieczać swoje firmowe know-how.
Kradzież tak ważnych i bezcennych informacji może odbywać się na szereg różnych sposobów. Często konkurencja przekupuje pracownika firmy przeciwnej, aby ten wyciągnął niejawną dokumentację lub przedstawił plany przedsiębiorstwa, w którym jest zatrudniony. Niekiedy konkurencyjne podmioty próbują wykupić know-how w postaci podkupienia pracownika znającego np. określoną technologię obsługi maszyn lub badania realizowane na rzecz poprzedniego pracodawcy. Zdarzają się też ataki na systemy informatyczne i próby szpiegostwa przemysłowego (np. w formie zakładania podsłuchów i ukrytych kamer).
W jaki sposób zabezpieczyć wiedzę praktyczną firmy? Zacznij od kwestii prawno-formalnych. Pracownik powinien mieć zapisany w umowie zakaz konkurencji, w tym także podejmowania jakichkolwiek działań na rzecz konkurencji wraz z karą umowną. Możesz wpisać także podobny zakaz po rozwiązaniu umowy, ale przez ten czas powinieneś płacić ekwiwalent w trakcie tego okresu. Poza tym ważna jest umowa NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności. Pracownik powinien być przez czas obowiązywania umowy (a także po jej zakończeniu) zobowiązany do zachowania w tajemnicy wiedzy pozyskanej podczas pracy w Twojej firmie.
Poza tym regularnie kontroluj pomieszczenia firmowe pod kątem zakładanego podsłuchu, a oprogramowanie wewnętrzne pod względem ewentualnych luk i braków w zabezpieczeniach. Staraj się też wprowadzić w firmie zasadę ograniczonego zaufania i gradacji informacji. Osoby o mniejszych kompetencjach, mniej zaangażowane w firmę i pracujące krócej powinny mieć węższy dostęp do zasobów informacyjnych firmy.
Warto także zabezpieczyć wykorzystanie informacji ze szkoleń, badań lub ankiet. Te powinny być objęte klauzulą tajności oraz zabezpieczone przed osobami trzecimi. Wyniki etc. należy przechowywać w chronionym miejscu np. w sejfie, pod okiem kamer.
W jaki sposób sprawdzić, czy wiedza Twojej firmy jest dobrze chronione?
Nie każdy wie, czy jego know-how jest prawidłowo chronione. Warto w tym celu wynająć prywatnego detektywa, który może nie tylko zweryfikować kwestie zabezpieczenia firmowych informacji praktycznych, ale też udowodnić, że doszło w tym kierunku do nadużycia i ustalić osoby, które tych nadużyć się dopuściły.
Na czym skupia się detektyw? Skontroluje on m.in. stopień ochrony pod kątem zabezpieczenia pomieszczeń przedsiębiorstwa i zweryfikuje, czy pracownicy są uczciwi względem pracodawcy. Detektyw może sporządzić kompleksowy raport z działań. W przypadku, gdy śledczy wykryją nadużycia ze strony konkurencji lub pracownika, przystąpi do szczegółowego śledztwa.
Dodajmy, że udowodnienie wykradania know-how jest dużo trudniejsze, niż np. kradzież patentów. Wiedza nie jest zarejestrowana i zabezpieczona prawnie „od góry”. Z tego względu detektyw musi sporządzić dokumentację fotograficzna dotyczącą wykorzystania niejawnej wiedzy przez konkurencję lub pracowników, przygotować raport i ewentualnie zeznawać na ten temat w sądzie. To jednak pomoże Ci w odzyskaniu ewentualnych strat, związanych z kradzieżą wiedzy niejawnej generowanej przez Twoją firmę.